Highlights aus godesys ERP 5.6 – Release 3

Mobile CRM

godesys Mobile Sales
godesys Mobile Time
godesys Mobile Service
Mal schnell in der Firma anrufen und die aktuellen Daten abrufen und dann geht keiner ran. Ärgerlich! Aber auch Schnee von gestern. Mit godesys Mobile Sales sind alle Daten aus dem godesys CRM auch auf dem Smartphone oder dem Tablet verfügbar. Sie haben also die aktuellen Daten immer und überall zur Verfügung: Kundendaten mit Ansprechpartnern und Kontaktdaten. Im Backoffice hat man Ihnen einen Termin eingetragen, obwohl Sie doch gerade einen ganz wichtigen Kundentermin zur gleichen Zeit vereinbart haben? Das kann nicht mehr passieren, denn alle Termine sind abgeglichen, Terminkonflikte werden ausgeschlossen. Und auch neue Kunden können Sie direkt anlegen. Das perfekte Werkzeug für den Vertrieb.

Ein Auszug aus den Funktionen:

  • Anlegen und Bearbeiten von Kunden, Ansprechpartnern und Terminen
  • Anlegen von Projekten mit Eingabe des potentiellen Umsatzvolumens
  • Einsicht in Kundendaten (z.B. Umsätze der letzten 2 Jahre)
  • Übersichtliche Adress-/Kundenliste
  • Direkte Navigation zwischen Kunde/Ansprechpartner/Termin/Projekt, z.B. der „alle Termine zu Projekt X“
  • Termin-Überblick und automatische Synchronisation mit dem Kalender von Smartphone/Tablet bei der Erstellung neuer Termine

Ihre Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeit nun überall erfassen, ob Messe, Geschäftsreise oder auch zu Hause, wenn z.B. unerwartet eine Abwesenheit eingetragen werden muss. Erfasst werden aber darüber hinaus Projekte, Calls, Service-Leistungen oder Aufträge. Die Kalenderansicht gibt durch ein klares Farbschema auf einen Blick eine gute Übersicht und ein „Touch“ genügt, schon kann ein einzelner Tag gewählt und bearbeitet werden. Und ist mal kein Netz da, werden die offline eingegebenen Daten gesendet, sobald Sie wieder online sind.

Ein Auszug aus den Funktionen:

  • Erfassung von Projekten, Calls, Service-Leistungen und Aufträgen
  • Eingabe von Pausenzeiten
  • Setzen von Berechnungskennzeichen (z.B. Kostenstellen)
  • Freifelder zur Detailerfassung
  • Kalenderübersicht

Ein Signal, Blick aufs Handy: Ah, neuer Auftrag. Welcher Kunde? Wann und wie lange? Was muss gemacht werden? Was wird gebraucht? Gibt es Besonderheiten? Serviceaufträge erhalten, neue Aufträge erstellen, Aufträge bearbeiten, Aufträge planen – und alles im Überblick. Die Bedienoberfläche ist aufgeräumt und modern. Symbole erleichtern das Erfassen der wichtigsten Informationen und machen die Bedienung fast selbsterklärend. Schnellere und genauere Informationen von jedem Ort, Smartphone oder Tablet genügen. Und auch hier gilt: offline eingegebenen Daten werden gesendet, sobald das Netz wieder steht.

Ein Auszug aus den Funktionen:

  • Self-Picking offener Einsätze („vorher“, „heute“, „später“)
  • Feste Zuweisung offener Einsätze an einen Techniker
  • Anzeige des Einsatzortes über Google Maps
  • Suche nach Service-Aufträgen (auch nach bereits erledigten)
  • Mobile Generierung neuer Aufträge und Einsätze
  • Möglichkeit individueller Einsatzworkflows
  • Einsatzrückmeldung
  • Erfassung von Tätigkeiten und Spesen
  • Unterschriftsverwaltung
  • Offline-Fähigkeit
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Mobile Logistics

Mit godesys Mobile Logistics verfügt das godesys ERP nun über eine einfach anpassbare Standardanwendung für mobile Logistik-Prozesse. Ob Wareneingang, Lagerumbuchung, Kommissionierung oder Inventur – godesys mobile Logistics ermöglicht die schnelle Umsetzung und Einführung mobiler Logistikszenarien. Für Anwenderunternehmen ergeben sich daraus gleich mehrere Vorteile: Mobile Anwendungen optimieren Wege und reduzieren Fehlerquellen, da alle Eingaben sofort online gegen die reale Betriebssituation gebucht werden. So vermeiden sie Fehlkommissionierungen und sichern einen effizienten Einsatz ihrer Mitarbeiter.

Dabei kann die Lösung schnell und einfach auf betriebliche Bedürfnisse angepasst werden. So ist die gesamte Bedienerführung mit allen Datenfeldern der mobilen Oberfläche einfach über den godesys Customizer anpassbar. Die intuitiv bedienbaren Applikationen sind alle ähnlich aufgebaut, so dass sich ein Benutzer der Kommissionierung z.B. auch sofort in der App „Inventur“ zurecht findet.

Ein Auszug aus den Funktionen:

  • Umfangreiche Systemeinstellungsmöglichkeiten für individuelle Prozessabbildungen
  • Realtime-Buchungsvorgänge
  • Erfassung alternativ über Artikel-Nummer oder EAN
  • Prüfung EAN auf Gültigkeit und Standard
  • Hinweis bei nicht eindeutig identifizierbarer Datensätze
  • Realtime Informationen zu aktuellen physikalischen und freien Artikelbeständen
  • Listenansichten für alle erfassten Daten zur Prüfung.

Die Anwendungen zur mobilen Datenerfassung in der Kurzvorstellung

Wareneingang
Lagerumbuchung
Kommissionierung
Inventur

Über die Applikation Wareneingang können alle Bestellungen, die im godesys ERP Modul Einkauf erfasst wurden, gespeichertoder eingelagert werden. Der Benutzer erhält dabei zu jeder Bestellposition Infos zu Bestellmenge und bereits gelieferten – und eingelagerten Mengen. Alle wichtigen Daten zu den Bestellpositionen wie Bestellnummer, Artikelnummer oder Zubuchungsmenge werden angezeigt. Optional ist über die Applikation auch ein Etikettendruck möglich.

Über die Applikation Lagerumbuchungen können Artikel zwischen Lagerorten bzw. Lagerplätzen umgebucht werden. Dabei werden mit Bestätigung der Buchung die Lagerumbuchungen direkt im godesys System ausgeführt und die Bestände aktualisiert. Der Benutzer kann die Umbuchung direkt am Lagerplatz vornehmen, in dem er Artikel einscannt und Ursprungslagerort/-platz und Ziel-Lagerort/-platz entsprechend eingibt. Dabei erhält der Mitarbeiter stets Lagerinformationen über die aktuellen Bestände, z.B. über die Höhe der reservierten Bestände. So werden Fehler vermieden.

Mit der Applikation Kommissionierung können Picklistenn elektronisch abgearbeitet werden - Ausdrucke auf Papier können entfallen. Sowohl Einzel- als auch Sammelpicklistenbearbeitung ist über die mobilen Endgeräte möglich. Der Kommissionierer bekommt wegeoptimiert die einzelnen Pickpositionen angezeigt und kann für diese die entsprechenden Mengen erfassen. Diverse Systemeinstellungen ermöglichen die individuelle Anpassung an die unternehmensspezifischen Prozesse.

Diese Applikation stellt übersichtliche Inventurzähllisten auf den Geräten zur mobilen Datenerfassung dar – Papierzähllisten sind damit überflüssig. Der Inventurmitarbeiter wählt eine Zählliste aus, wird wegeoptimiert zu den Lagerplätzen geleitet und kann dort die Positionen mengenmäßig erfassen. Die Zählmengen werden automatisch in die native godesys Inventurzählliste zurückgeschrieben. Optional sind auch in dieser Anwendung individualisierte Systemeinstellungen möglich.

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Einkauf

Anzahlungsrechnungen in der Eingangsrechnungsprüfung

Im Modul Eingangsrechnungsprüfung besteht nun die Möglichkeit, Anzahlungen im Einkaufsbereich zu verwalten und in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen. War es in vorherigen Versionen nur möglich, die kreditorischen Anzahlungen direkt in die Finanzbuchhaltung zu buchen, wird die Steuerung von Anzahlungsvorgängen nun über zusätzliche Belegarten gesteuert.

Übernahme von Wareneingängen ohne Berechnung

Des Weiteren bestehen die Möglichkeiten, Wareneingänge aus Bestellungen, die nicht in den eigenen Bestand übergehen (z.B. Leasinggesellschaft wird Eigentümer) in einer Wareneingangsbuchung zu erfassen, ohne Auswirkungen in der Eingangsrechnungsprüfung und Finanzbuchhaltung. Für solche Vorgänge ist jetzt eine neue Einstellung auf der Bestellart vorgesehen.

Übernahme von Verträgen in die Eingangsrechnungsprüfung und Vertragsverwaltung

Im Modul Eingangsrechnungsprüfung bestehen jetzt die Möglichkeiten, Verträge bzw. Vertragspositionen aus dem Vertragsmodul in die Eingangsrechnungsprüfung zu über- nehmen. Dabei ist es unerheblich, welche Laufzeit die Verträge haben oder um welche Perioden es sich handelt. Auch ist die Übernahme in Fremdwährung möglich. Die Steuerung erfolgt über spezielle Eigenschaften der Belegarten.

Das Bestellportlet

Über das neue Portlet „Bestellanforderung“ können Mitarbeiter Anforderungen an die Einkaufsabteilung erfassen. Eine solche Bestellanforderung besteht aus einer oder mehreren Positionen samt Artikelinformationen. Der Anforderung wird ein Projekt, ein Lager, eine Kostenstelle, ein Kostenträger und/oder ein Kostenprojekt zugewiesen und sie durchläuft einen entsprechenden Genehmigungsprozess. Der Screenshot zeigt das Bestellportlet und damit auch das modernere Design des godesys open enterprise portals.

Finanzbuchhaltung

Neuer Zahlweg für den Auslandszahlungsverkehr

ISO 20022 ist ein Standardformat u.a. für den Auslandszahlungsverkehr. Bei der Auswahl dieses Zahlwegtyps wird beim Generieren eines Auslandszahlungsverkehrs eine XML Datei erstellt, die dann an die Hausbank weitergegeben werden kann. Durch diese Neuerung/Erweiterung kann nun ohne Aufwand ein Auslandszahlungsverkehr in einer Währung ungleich EUR durchgeführt werden.

 

Erweiterung der Bankverbindung im Adressenstamm für Auslandszahlungsverkehr

Für Fremdwährungszahlungen können mehrere Definitionen/ Einstellungen vorgenommen werden: Gebühren, Vermittler, Scheckzahlung, Zustellung

Mit diesen neuen Erweiterungen der Bankverbindungen im Adressenstamm kann eine individuelle Kundenerstellung vorgenommen werden. Diese Einstellungen werden dann in die besagte XML-Datei übernommen. Die Hausbank sowie mögliche Vermittler bekommen dadurch die unmissverständ-  liche Information, wie mit der Zahlung und den eventuell anfallenden Gebühren umgegangen werden muss.

Meldungen für den Außenwirtschaftsverkehr (AWV)

Die Meldungen Z4 & Z5a k önnen nun automatisch generiert werden. Sie können anschließend gedruckt und als Datei hochgeladen werden.

 

Zentrale Bankverwaltung

Bislang wurde eine Bank an verschiedenen Stellen im System angelegt und gepflegt. Jetzt finden das Einrichten und die Verwaltung der Banken zentral an einer einzigen Stelle im System statt. Der Pflegeaufwand sinkt, Fehler durch „vergessene“ Aktualisierungen gehören der Vergangenheit an. Die angelegte Bankverbindung kann durch die zentrale Anlage zudem nun auch in der Warenwirtschaft in Formularen wie z.B. Rechnungen verwendet werden.

Kosten- und Leistungsrechnung

Mehrere Planvarianten in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung

Ab der Version 5.6. R3 besteht die Möglichkeit in den Modulen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung mit mehreren Planvarianten pro Periode zu arbeiten. Aufgrund dieser Erweiterungen können sowohl in der Finanzbuchhaltung auf Konten-Ebene als auch in der Kostenrechnung auf Kostenarten- und Kostenelementen-Ebene verschiedene Planungsszenarien abgebildet und verwaltet werden.

Planumlagen

Für erstellte Planvarianten können über die Periodenumlage auch Plandaten auf indirekten Kostenobjekten berechnet werden.

Sales, Service & Support

Angebot als Website ablegen

Hier ist sicher noch mehr erwähnenswert als die bereits vorgestellten Apps zum Thema „ortsunabhängiges Arbeiten“. So können Sie Angebote nun als Website ablegen. Und nun überlegen Sie mal, wie man früher ein Angebot ausgedruckt und am Ende wieder eingescannt hat, um es irgendwie irgendwo abzulegen. Die Digitalisierung und damit natürlich immer auch verbunden das www macht Ihr Unternehmen mit den richtigen Lösungen schlichtweg modern. Das sieht man nicht nur, es macht alles auch einfacher – einfacher für Ihre Mitarbeiter, einfacher für Ihre Kunden, immer und überall.

godesys open enterprise portal mit „Deep-Link“

Mittels „Deep-Link“ können Vorgänge wie zum Beispiel „Calls“ direkt geladen werden. Sie erleben das als Kunde von godesys zukünftig selbst. Sie müssen nicht mehr einen Support-Vorgang aus dem System z.B. über die zugewiesene Call-Nummer heraussuchen, nachdem Sie sich entsprechend angemeldet haben. Sie klicken einfach auf den Link, den Sie von unserem Support erhalten und sind ohne Umweg und Hürden dort, wo Sie hinwollen.

Grafische Disposition mit Abhängigkeiten

Meist enthält ein Service-Auftrag ja mehrere Einsätze und die Ressourcen sind voneinander abhängig. Dauert nun ein Einsatz viel länger als erwartet, kann ein anderer Einsatz des Auftrags erst danach ausgeführt werden. Durch die neue Abhängigkeit zwischen Serviceaufträgen und Einsätzen werden eingebundene Stellen nun per Nachricht darüber informiert. Die Auswirkungen durch solche Terminänderungen bei einem Einsatz können getestet werden. Das Ergebnis wird zur besseren Übersicht anschaulich visualisiert.

Und was wir auch noch als kleine Neuerung erwähnen wollen:

Übrigens gibt es in Release 3 eine erweiterte Unterstützung von EDI-Formaten

  • Delfor - für die elektronische Übertragung von Lieferaufträgen/Bestellungen und
  • IFTMIN - zur Übermittlung von Speditionsaufträgen

Business Intelligence und Controlling

godesys BI

godesys BI wartet nun mit einem komplett überarbeiteten Dashboard für die Analyse des Vertriebsprozesses auf und wird damit zum unentbehrlichen Helfer in der effizienten Vertriebssteuerung. Ob Adress- und Potentialqualifikation, Verfolgung von Vertriebsprojekten oder Umsatzziele, Auftragseingang und Soll / Ist der einzelnen Verkäufer. Alle Antworten sind nur einen Mausklick entfernt, Daten können zielgerichtet nach Vertriebsgebieten, Verkäufern oder Produkten selektiert werden und ermöglichen eine komplette Abbildung des unternehmensindividuellen Verkaufsprozesses.

Von der Leadanlage über den Vertriebsprozess bis zum Auftragseingang – der individuelle Workflow der Verkaufsorganisation mit allen Durchlaufzeiten in den jeweiligen Vertriebsstufen kann konkret gemessen und verfolgt werden, so dass eine schnelle Analyse aller Erfolgsparameter für den Verkaufsleiter oder die Geschäfstleitung nach den verschiedenen Vertriebsstatus einfach möglich ist.

Auch godesys BI Service & Projekt hat an Umfang gewonnen. So kann jetzt die Profitabilität einzelner Service-Mitarbeiter genau verfolgt werden. Serviceaufträge werden bewertet und die Auswertung zu dem Verhältnis zwischen Planzeit und tatsächlich geleisteten Stunden ist nun möglich. Ein Zurückschreiben der Stundenbewertung und des Abrechnungsmonats auf die Zeiterfassung ist ebenfalls möglich.

Look & Feel

Eine ausgereifte Funktionalität und guter Look sind kein Widerspruch. Die aufgeräumte Benutzeroberfläche mit klarem Design vereinfacht das Arbeiten – z.B. durch klare Farbgebung und deutliche Symbole. Wenn Sie die neue Oberfläche der godesys Produkte sehen, verstehen Sie, was wir meinen.

Screenshots sagen hier aber wohl mehr als alle Worte.

Infomaterial herunterladen

Alle Highlight des neuen Release finden Sie in unserer Broschüre „Digitalisierung gestalten – Das Releasepaper zu Version 5.6 Release 3“.